Hóa đơn thương mại là gì? Vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Tìm hiểu hóa đơn thương mại là gì, vai trò quan trọng thanh toán hàng hóa, xác định giá trị hải quan, căn cứ tính thuế nhập khẩu. 

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một trong những chứng từ quan trọng không thể thiếu. Hóa đơn thương mại thường được gọi ngắn gọn là invoice, đây là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch giữa bên bán và bên mua, đóng vai trò quan trọng trong việc khai báo hải quan và làm cơ sở để xác định thuế.

Hóa đơn thương mại thường được sử dụng để:

• Khai báo hải quan khi xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa.
• Làm căn cứ để thanh toán giữa người mua và người bán.
• Xác định thuế nhập khẩu và các loại phí khác.

2. Hóa đơn thương mại có ý nghĩa như thế nào trong xuất nhập khẩu hàng hóa?

• Hóa đơn thương mại cũng là một trong những chứng từ quan trọng để xác lập việc thanh toán với đối tác.
• Hóa đơn thương mại là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu. Đặc biệt, với những sản phẩm có mức thuế biến động theo giá trị, hóa đơn thương mại là tài liệu chính để cơ quan hải quan xác định giá trị hàng hóa và từ đó, áp dụng mức thuế phù hợp.

• Hóa đơn thương mại còn là một phần không thể thiếu trong việc giải quyết tranh chấp thương mại. Trong trường hợp có tranh chấp về giá trị giao dịch hoặc các điều khoản hợp đồng, hóa đơn thương mại chính là bằng chứng quan trọng để giúp các bên đưa ra được quyết định cuối cùng.

3. Nội dung cần có của một hóa đơn thương mại

Thông tin người mua:

• Tên công ty, địa chỉ đầy đủ.
• Email, số điện thoại.
• Tên người đại diện.
• Tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu (tùy theo điều kiện thanh toán).

Thông tin người bán

Tương tự, thông tin của người bán cũng phải đầy đủ và chính xác:

• Tên công ty, địa chỉ đầy đủ.
• Email, số điện thoại, số fax.
• Tên người đại diện.
• Số VAT (nếu quốc gia áp dụng thuế VAT).
• Quốc gia xuất khẩu.

Số Invoice và Ngày Invoice

• Số Invoice: Đây là mã số duy nhất giúp tra cứu, xác nhận giao dịch và tránh nhầm lẫn với các hóa đơn khác.
• Ngày Invoice: Ngày lập hóa đơn thường nằm giữa thời điểm ký kết hợp đồng và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển).

Phương thức thanh toán

Hóa đơn cần ghi rõ phương thức thanh toán mà hai bên đã thỏa thuận, ví dụ:

• Chuyển tiền (T/T).
• Thư tín dụng chứng từ (L/C).
• Nhờ thu chứng từ (D/A, D/P).

Điều kiện Incoterms

• Ghi rõ điều kiện giao hàng theo Incoterms, ví dụ: FOB HCM, Vietnam.
• Kèm theo địa điểm cụ thể.

Mô tả chi tiết sản phẩm

• Tên sản phẩm, cấp hạng, chất lượng.
• Mã hiệu, số hiệu và ký hiệu hàng hóa.
• Trọng lượng hoặc kích thước theo quy chuẩn quốc gia.

Giá trị hàng hóa

• Giá của từng mặt hàng (Unit Price).
• Tổng giá trị hàng hóa (Total Amount) ghi bằng số và chữ, kèm theo loại tiền tệ (USD, EUR, VND…).

Các chi phí liên quan

Nếu chưa nằm trong giá hóa đơn, cần liệt kê riêng các chi phí:

• Cước phí vận tải quốc tế.
• Phí bảo hiểm hàng hóa.
• Hoa hồng, chi phí bao bì, côngtenơ.
• Các phí khác liên quan đến vận chuyển.

Các hỗ trợ từ người mua (nếu có)

Nếu người mua hỗ trợ trong quá trình sản xuất hàng hóa, cần ghi rõ:

• Giá trị hỗ trợ (nếu biết).
• Tên nhà cung cấp.
• Hình thức hỗ trợ: miễn phí, thuê mướn, hoặc có thanh toán riêng (kèm hóa đơn nếu có).

4. Các loại hóa đơn thương mại phổ biến

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

• Mục đích: Là hóa đơn dự thảo được lập trước khi giao dịch chính thức diễn ra, không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Nó được soạn ra để cho bên bán và bên mua có thể bàn bạc, thương lượng trước khi lập hóa đơn thương mại.
• Đặc điểm: Hóa đơn chiếu lệ thường được dùng cho hàng hóa để chào hàng, gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho bên mua hàng tham khảo giá cả trước khi đặt hàng.

Hóa Đơn Tạm Thời (Provisional Invoice)

• Mục đích: Ghi nhận giá trị tạm thời của lô hàng trong trường hợp giá cuối cùng chưa được xác định.
• Đặc điểm: Thường áp dụng khi giá hàng hóa phụ thuộc vào thị trường quốc tế hoặc các yếu tố khác như cân nặng, khối lượng thực tế, giao thành nhiều lần, giá cả hợp đồng là tạm tính.

Hóa Đơn Chính Thức (Final Invoice)

• Mục đích: Là hóa đơn cuối cùng dùng để thanh toán khi đã thực hiện xong toàn bộ hợp đồng.
• Đặc điểm: Thể hiện đầy đủ và chính xác các thông tin giao dịch như số lượng, giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng, và phương thức thanh toán.

Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice)

• Mục đích: Cung cấp thông tin chi tiết nhất về từng mặt hàng trong lô hàng, thường được dùng trong trường hợp đơn hàng đa dạng về sản phẩm và chủng loại.
• Đặc điểm: Gồm các chi tiết như mã hàng hóa, quy cách sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, trọng lượng, kích thước, và các chi phí liên quan.

Hóa Đơn Lãnh Sự (Consular Invoice)

• Mục đích: Xác nhận thông tin hàng hóa và giá trị giao dịch bởi lãnh sự quán nước nhập khẩu. Hóa đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Đặc điểm: Cần được chứng thực tại lãnh sự quán trước khi gửi hàng, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ quy định quốc gia nhập khẩu.

Hóa Đơn Trung Lập (Neutral Invoice)

Được sử dụng trong trường hợp tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu, hoặc dùng trong phương thức buôn bán thông qua trung gian và người bán không đủ năng lực thực hiện việc xuất nhập khẩu hàng hóa, hoặc người bán không muốn đứng tên trên hóa đơn

Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu và vận chuyển quốc tế. Đây không chỉ là tài liệu giúp giao dịch minh bạch, mà còn hỗ trợ khai báo hải quan, tính thuế và quản lý logistics hiệu quả. Doanh nghiệp cần hiểu rõ và sử dụng đúng cách hóa đơn thương mại để tối ưu hóa quy trình và đảm bảo sự thành công trong kinh doanh quốc tế.