[MỚI] Quy trình khai báo hải quan điện tử hàng hóa xuất khẩu 2025

Khai báo hải quan là bước bắt buộc khi xuất khẩu hàng hóa. Nhờ sự đổi mới trong những năm gần đây, thủ tục hải quan điện tử đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm bớt thủ tục rườm rà. Vậy quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu diễn ra như thế nào? Hãy cùng Uniship Logistics tìm hiểu về quy trình khai báo hải quan điện tử theo đúng quy định pháp luật bạn nhé!

Hải quan điện tử là gì?

Khai báo hải quan điện tử là phương thức khai báo thông tin xuất nhập khẩu thông qua phần mềm kê khai trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình thủ tục. Thay vì phải nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan hải quan, doanh nghiệp chỉ cần nhập đầy đủ thông tin vào tờ khai điện tử và gửi qua mạng internet. Sau đó, cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận, kiểm tra và phê duyệt thông quan hàng hóa nhanh chóng.

Phân biệt khai hải quan điện tử và khai hải quan từ xa

Nhiều doanh nghiệp dễ nhầm lẫn giữa khai hải quan điện tử và khai hải quan từ xa. Dưới đây là điểm khác biệt chính:

• Khai hải quan từ xa: Dữ liệu tờ khai được nhập trên hệ thống, nhưng sau khi nhận số tiếp nhận, doanh nghiệp vẫn phải in tờ khai giấy và mang trực tiếp đến chi cục hải quan để hoàn tất thủ tục.
• Khai hải quan điện tử: Toàn bộ quy trình từ đăng ký, tiếp nhận, xử lý và thông quan đều được thực hiện trực tuyến trên hệ thống phần mềm. Doanh nghiệp không cần đến trực tiếp cơ quan hải quan, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu giấy tờ.

Với sự phát triển của công nghệ, khai báo hải quan điện tử đã trở thành giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định của cơ quan hải quan.

Quy Trình Khai Báo Hải Quan Điện Tử Hàng Xuất Khẩu

Khai báo hải quan điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình xuất khẩu. Dưới đây là các bước chi tiết trong thủ tục khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS.

1. Khai Thông Tin Xuất Khẩu (EDA)

Trước khi đăng ký tờ khai xuất khẩu, người khai hải quan cần nhập đầy đủ 109 chỉ tiêu thông tin vào hệ thống VNACCS bằng nghiệp vụ EDA. Hệ thống sẽ tự động:

• Cấp số tờ khai và lưu trữ trên hệ thống.
• Tự động xuất thông tin liên quan như tên nước nhập khẩu, tên doanh nghiệp xuất khẩu, thuế suất…
• Tính toán trị giá, thuế xuất khẩu và phản hồi kết quả về màn hình đăng ký tờ khai (EDC).

2. Đăng Ký Tờ Khai Xuất Khẩu (EDC)

Sau khi nhận được phản hồi từ hệ thống, người khai hải quan cần kiểm tra lại thông tin và xác nhận:

• Nếu thông tin chính xác, hệ thống sẽ tự động đăng ký tờ khai.
• Nếu có sai sót, sử dụng nghiệp vụ EDB để chỉnh sửa trên màn hình khai báo EDA trước khi gửi lại hệ thống.

3. Kiểm Tra Điều Kiện Đăng Ký Tờ Khai

Hệ thống VNACCS sẽ kiểm tra điều kiện của doanh nghiệp trước khi cho phép đăng ký tờ khai.

Doanh nghiệp bị từ chối đăng ký nếu:

• Nợ thuế quá hạn trên 90 ngày.
• Đang tạm dừng hoạt động, giải thể hoặc phá sản.

Nếu không thuộc các trường hợp trên, tờ khai sẽ được chấp nhận và chuyển sang bước phân luồng kiểm tra.

4. Phân Luồng, Kiểm Tra, Thông Quan

Sau khi đăng ký, hệ thống VNACCS tự động phân tờ khai vào 3 luồng kiểm tra:

4.1. Tờ khai luồng xanh – Thông quan ngay

Trường hợp không phải nộp thuế:

• Hệ thống tự động cấp phép thông quan trong vòng vài giây và xuất Quyết định thông quan hàng hóa.

Trường hợp có thuế phải nộp:

• Nếu doanh nghiệp có hạn mức bảo lãnh thuế đủ, hệ thống cấp chứng từ thuế và Quyết định thông quan.
• Nếu chưa nộp thuế hoặc hạn mức bảo lãnh chưa đủ, hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu nộp thuế trước khi cấp phép thông quan.

Cuối ngày, tất cả tờ khai luồng xanh sẽ được chuyển sang hệ thống VCIS để lưu trữ.

4.2. Tờ khai luồng vàng & luồng đỏ – Kiểm tra hồ sơ & hàng hóa

Người khai hải quan cần thực hiện:

• Nhận phản hồi về hình thức, mức độ kiểm tra.
• Nộp hồ sơ giấy để cán bộ hải quan kiểm tra.
• Chuẩn bị điều kiện kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Hoàn tất nghĩa vụ nộp thuế, phí và lệ phí (nếu có).

Hệ thống tự động xử lý:

• Cấp tờ khai hải quan với thông tin phân luồng.
• Xuất Thông báo yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa (đối với luồng đỏ).
• Sau khi cán bộ hải quan xác nhận kiểm tra hoàn tất, hệ thống sẽ cấp Quyết định thông quan.

Các tờ khai sửa đổi, bổ sung sẽ luôn bị phân vào luồng vàng hoặc đỏ, không thể quay lại luồng xanh.

5. Khai Sửa Đổi, Bổ Sung Trong Thông Quan

Thời gian thực hiện: Sau khi đăng ký tờ khai, nhưng trước khi hàng hóa thông quan.

Quy trình sửa đổi:

1. Dùng EDD để gọi lại thông tin tờ khai (EDA) và chỉnh sửa.
2. Nếu sửa đổi lần đầu → Hệ thống cấp số EDA01.
3. Nếu tiếp tục sửa đổi → Hệ thống cập nhật vào số lần sửa đổi (tối đa 9 lần).
4. Tờ khai sửa đổi được phản hồi lại trên màn hình EDE, sau đó người khai nhấn Gửi để hoàn tất.

Các tờ khai sửa đổi sẽ bị phân luồng vàng hoặc đỏ, không được duyệt luồng xanh.

6. Hồ Sơ & Cách Thực Hiện

Hồ sơ khai báo bao gồm:

• Tờ khai hải quan xuất khẩu (mẫu HQ/2015/XK).
• Chứng từ đi kèm (bản điện tử hoặc giấy) theo Điều 24 Luật Hải quan.
• Số lượng: 01 bộ hồ sơ giấy hoặc điện tử.

Hệ thống xử lý & phản hồi ngay sau khi tiếp nhận thông tin khai báo, trừ trường hợp sự cố kỹ thuật.

Thời hạn kiểm tra thực tế hàng hóa:

• Kiểm tra xác suất (một phần hàng hóa): Không quá 8 giờ làm việc.
• Kiểm tra toàn bộ lô hàng: Không quá 2 ngày làm việc (có thể gia hạn tối đa 8 giờ với hàng phức tạp).

7. Điều Kiện Để Doanh Nghiệp Thực Hiện Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Trước khi khai báo hải quan, doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Có chữ ký số hợp lệ để đăng ký trên hệ thống.
• Đã đăng ký người sử dụng trên VNACCS/VCIS.
• Được cấp mã địa điểm tập kết hàng xuất khẩu.
• Được cấp mã địa điểm kiểm tra hàng hóa (nếu cần kiểm tra thực tế).

Nếu không có địa điểm kiểm tra riêng, doanh nghiệp phải đưa hàng đến địa điểm kiểm tra tập trung.

>>>  Xem thêm:

• Kiểm hóa hải quan là gì? Các quy định về kiểm hóa hải quan nhất định bạn phải biết.
• Quy trình kiểm hóa luồng đỏ, hàng hóa vào luồng đỏ thì phải làm những gì để thông quan

Lợi Ích và Hạn Chế Của Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Khai báo hải quan điện tử đã mang đến nhiều tiện ích vượt trội cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích đó, vẫn tồn tại một số hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Lợi Ích Của Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Rút ngắn thời gian làm thủ tục

Thay vì phải làm thủ tục giấy tờ thủ công, khai báo hải quan điện tử giúp doanh nghiệp hoàn tất quy trình nhanh chóng. Toàn bộ quá trình truyền dữ liệu, tiếp nhận thông tin, phân luồng tờ khai đều diễn ra tự động. Chỉ trong khoảng 1 phút, hệ thống sẽ xử lý và phân luồng tờ khai, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể.

Linh hoạt, tiện lợi – Không cần đến trực tiếp cơ quan hải quan

Doanh nghiệp không còn phải đến trực tiếp cơ quan hải quan để nộp hồ sơ và làm việc với cán bộ. Chỉ cần một chiếc máy tính kết nối internet, doanh nghiệp có thể khai báo hải quan bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ 24/7, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong công việc.

Tiết kiệm chi phí, tối ưu nguồn lực

Khai báo trực tuyến giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí đi lại, in ấn, lưu trữ hồ sơ, đồng thời giảm thiểu thời gian chờ đợi. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa hiệu suất làm việc của cả doanh nghiệp và cơ quan hải quan.

2. Hạn Chế Của Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng khai báo hải quan điện tử vẫn tồn tại một số hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc.

Rủi ro từ lỗi hệ thống

• Lỗi phần mềm có thể xảy ra bất ngờ, gây gián đoạn quá trình khai báo.
• Lỗi phần cứng (máy tính, kết nối internet, chữ ký số) có thể ảnh hưởng đến quá trình nhập liệu và gửi hồ sơ.

Nguy cơ gian lận thuế

Việc số hóa quy trình khai báo hải quan cũng đặt ra thách thức cho cơ quan quản lý trong việc kiểm soát thuế. Một số doanh nghiệp có thể lợi dụng hệ thống để trốn thuế hoặc khai báo không trung thực, gây thất thoát ngân sách nhà nước.

Khó chỉnh sửa thông tin sai sót

• Khi đã gửi tờ khai, nếu phát hiện sai sót, việc chỉnh sửa không thể thực hiện ngay lập tức.
• Doanh nghiệp chỉ có thể sửa đổi vào giai đoạn sau, gây mất thời gian và có thể làm chậm quá trình thông quan hàng hóa.

Bài viết trên đã chia sẻ chi tiết về khái niệm và quy trình khai báo hải quan điện tử  hàng hóa xuất khẩu! Nếu bạn vẫn còn những khúc mắc về xuất nhập khẩu hàng hóa, vận chuyển hàng hóa Trung – Việt hay tìm nguồn hàng hãy liên hệ đến Uniship để được tư vấn và hỗ trợ bạn nhé!

>>>Đăng ký nhận ưu đãi nhập hàng trọn gói của Uniship ngay hôm nay

Thông tin liên hệ:

Website: uniship.vn
Hotline: 032.777.8.777
Tổng đài CSKH: 0825.14.14.14
Email: info@uniship.com
Địa chỉ:
VP HN: Số 17 Nguyễn Xiển, P. Hạ Đình, Q. Thanh Xuân, TP Hà Nội
VP HCM: 2399/3A QL 1A, P. An Phú Đông, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh
Fanpage: https://www.facebook.com/unishipvn
Tiktok: https://www.tiktok.com/@ungnhamuniship